Odlike voditelja sastanka i pozitivna komunikacija

Piše: Monika Dražinić

Poslovni sastanci mogu biti pravi izazov za onog koji ga saziva i vodi jer svaki sastanak pretpostavlja okupljanje grupe koju čini skup različitih karaktera i tipova ljudi na jednom mjestu koji zajedno promišljaju o nečemu, rješavaju neki određeni problem, odnosno grupe koja zajednički djeluje. Optimalan broj članova jedne takve grupe je do 12 osoba jer je najlakše stvoriti zajednički identitet i izbjeći stvaranje podgrupa. Što su različitiji tipovi ličnosti, to bi sastanak trebao biti kreativniji i učinkovitiji jer raznolikost dovodi do drukčijih zapažanja, razmatanja i promišljanja te jedni vide nešto što drugi ne vide i obratno.

Tehnike vođenja poslovnih sastanaka

Kako bi sastanak prošao učinkovito i uspješno, potreban je vođa. Njegov je zadatak ispunjavati potrebe procesa, zadataka te održavanja. Potrebe procesa su organizacijske i tehničke pripreme (mjesto, vrijeme, dnevni red, materijali..), dok potrebe zadatka uključuju postupke koji pomažu grupi da ispune određeni zadatak (analiziranje problema, jednako raspoređivanje radnog opterećenja među svim članovima, poticanje na izražavanje stavova članova).

U literaturi se navode tri tehnike vođenja sastanka – diktatorska, konfuzna i demokratska. One uvjetuju ozračje sastanka o kojem ovisi i sam ishod sastanka.

• Diktatorska tehnika karakteristična je za neučinkovitog voditelja. Voditelj je autoritaran, sam je sebi dodijelio glavnu ulogu te nastoji sve navesti da tek formalno prihvate njegov plan, iznimno je sugestivan te se sudionici ni ne javljaju za riječ jer se ni s čime ne slaže ako se ne poklapa s onime što sam zastupa.
• Konfuznu tehniku lako je prepoznati u neplaniranim i nepripremljenim sastancima bez dnevnog reda. Moglo bi se reći da je anarhična tehnika, jer svatko govori što želi, bez reda i cilja. Voditelj nema kontrolu nad grupom, a glavnu riječ preuzimaju dominantniji članovi i najbučniji diskutanti. Ovakav tip sastanka često ne vodi rješavanju problema.
• Demokratska tehnika, s treće strane, najučinkovitija je tehnika i koriste je uspješni voditelji. U njoj voditelji nemaju nadređeni položaj te se sudionici slobodno izražavaju iznoseći svoje ideje i mišljenja, vodi se konstruktivna rasprava. Radni materijali šalju se na vrijeme te se ukratko izloži tema, potom se o njoj raspravlja. Odluke se donose demokratski, voljom svih ili većine sudionika. Ovom tehnikom stvara se zajednički identitet, pojedinac svoj interes identificira s interesima skupine te je motiviraniji i pozitivniji.

Tipovi vođenja u organizaciji

U organizaciji se najčešće mogu pronaći dva tipa voditelja koji dobro funkcioniraju u različitim situacijama:

• Prvi tip vođe obično je nešto inteligentniji od ostalih te dobro zamjećuje sposobnosti i vrijednosti ostalih članova pojedinačno te ih zna usmjeriti prema ostvarenju zajedničkog cilja koji mu je uvijek u prvom planu. Entuzijastičan je, smiren i samodiscipliniran, u svakom trenutku sposoban procijeniti što treba učiniti. Prikladan je za stabilnu grupu.
• Drugi tip je poželjan i potreban kada inertnu grupu treba potaknuti na aktivnost ili kada je kriza i treba spašavati uspješnost grupe. On je pun energije, nestrpljiv i lako se frustrira te ima jaku potrebu za postignućem. Sklon agresivnosti, no često i humoru.

Kako bi vođenje bilo što uspješnije, poželjno je da voditelj posjeduje osobine kao što su lakoća izražavanja, autoritet i povjerenje, nepristranost, vedrina i otvorenost. Važno je da je sposoban brzo reagirati, te pažljivo slušati i uvažavati razlike u mišljenju. Usto, potrebno je poznavanje problematike o kojoj se raspravlja, realno postavljanje zahtjeva te sposobnost analiziranja, također i posjedovanje vještina sinkroniziranja diskusije i dobro izvođenje zaključaka.

Voditelj mora razmišljati i o sudionicima sastanka, njihovim interesima i potrebama. Treba voditi računa o tome imaju li dovoljno stručnog znanja o pitanjima o kojima će se raspravljati te kakvo je uopće njihovo iskustvo po pitanju sastanaka i rada. Unaprijed bi valjalo razmotriti koje će teme biti s njima najteže raspraviti, kakvo bi moglo biti njihovo mišljenje o problemu, žele li ga riješiti ili ne, zatim misle li o njemu drukčije od voditelja te govore li u svoje ime ili u ime neke skupine. Imajući u vidu sve navedeno, uspješnost sastanka uvelike ovisi o sposobnosti i snalažljivosti voditelja sastanka.

Pozitivna komunikacija u organizaciji

Važan zadatak voditelja je stvoriti ugodnu atmosferu u kakvoj je odmah lakše sudjelovati, a to lako može svojom ljubaznošću, pristupačnošću, vedrinom i ljudskošću.

Važan aspekt pozitivne komunikacije pažljivo je i aktivno slušanje koje se potvrđuje i neverbalno kontaktom očima, ekspresijama lica, kimanjem glavom, opuštenim položajem tijela. Važan dio slušanja je i tišina, odnosno vrijeme koje je prepušteno govorniku da pripremi kako će iznijeti svoje ideje i mišljenja.

Pozitivna atmosfera i aktivnost sudionika pospješuje se poticajnim iskazima poput Ispričaj nam malo više o tome ili  Volio bih čuti…, kojima sudionici dobivaju poruku da ih se želi čuti te se osjećaju slobodnijima uključiti se u diskusiju.

Verbalno zrcaljenje učinkovita je vještina voditelja kojom provjerava svoje razumijevanje rečenog i dopušta im da čuju što su rekli. Zrcaljenje (na izjavu, npr. Ines: Dosta mi je ovih beskrajnih i neučinkovitih rasprava) se može ostvariti na nekoliko načina: doslovno (Ines, tebi je dosta ovih rasprava.) ili izražavanjem pozadinskog značenja (Ines, činiš se kao da bi željela promijeniti način raspravljanja.) ili pozadinskog osjećaja (Ines, činiš se frustriranom zbog načina raspravljanja). Četvrti način je zamoliti osobu da pojasni svoju izjavu (Ines, reci nam više zašto ti je dosta rasprava.).

Pozitivna komunikacija ostvaruje se poticanjem asertivnosti. „Asertivnost je jedan od načina na koji osoba može braniti svoj osobni prostor i utjecati na druge ljude na nedestruktivan način“, što znači da zastupajući svoja prava i potrebe ne narušava prava i potrebe drugih (Butorac, 2015 : 16). Asertivnosti pridonose tzv. „ja“ poruke. Ljudi su skloni upućivanju „ti“ poruka koje su usmjerene na drugu osobu te govore o njoj i nerijetko je etiketiraju prema njenim osobinama čime stavljamo naglasak na to kakva je ta osoba prema našem mišljenju i djeluju prijeteće i obrambeno. „Ja“ poruke puno su učinkovitija metoda komunikacije jer stvaraju povjerenje i empatiju te razumijevanje između pošiljatelja i onoga kome je poruka upućena.