Upravljanje ciljevima i vremenom – organizirati se ili patiti?

Piše: Neda Janovski
Definiranje ciljeva prvi je korak ka samoorganiziranju. Brzina poslovnih događanja, mijenjanje poslovnih planova u zadnji tren i slične situacije prijete da u vašem poslovnom životu izazovu kaos. Što najprije obaviti, koji su prioriteti i kojim ih redoslijedom rješavati, pitanje je s kojim se susrećemo gotovo svakodnevno. U takvim situacijama, procesi definiranja ciljeva i upravljanja vremenom postaju od ključne važnosti.
Kako bismo bili bolje organizirani te tako ovladali i ciljevima i vremenskim okvirima koji su nam zadani, potrebno je prije svega promijeniti naše navike. Poznato je da navike usvajamo u roku od mjesec, dva, ali nam je za rješavanje loših navika potrebno i nekoliko mjeseci. Dobra je vijest da nam navike nisu genetski uvjetovane pa ćemo ih zato, uz malo dobre volje i motivacije, uspjeti promijeniti.
Prvi korak u toj promjeni je postavljanje ciljeva. Tu će nam pomoći  SMART metoda koja se sastoji od jasno definiranih ciljeva, njihove mjerljivosti, mogućnosti ostvarenja tih ciljeva, njihove izvedivosti te jasno definiranog vremenskog okvira u kojem ih treba izvršiti.
Drugi korak je određivanje prioriteta, njihovo analiziranje te praćenje njihovog ostvarenja.Kad smo postavili ciljeve, moramo njima i upravljati. Budući da vrijeme ima svoj tijek, njime teško da možemo gospodariti. Ali, ono što možemo je organizirati ga tako da budemo što efikasniji. Istraživanja pokazuju da ukoliko provedemo samo 10 minuta planirajući, uštedimo svaki dan 1 sat.

• Što je to 80:20? To je Paretov princip koji kaže da uobičajeno trošimo 80% vremena kako bismo ostvarili 20% rezultata. Njegova je teorija da dobrom organizacijom vremena možemo preokrenuti taj omjer te s 20% vremena možemo ostvariti 80% rezultata. Zvuči idealno? Sigurno da zvuči? Naime mi nismo sami u našem poslu. Ovisimo o kolegama s kojima surađujemo, ovisimo o šefovima s kojima moramo imati sastanke, ovisimo i o nivou naše energije koja nam utječe na efikasnost…mnogo je tu čimbenika o kojima ovisimo. A te čimbenike zovemo Kradljivcima vremena. Pamćenje je loš vodič – zaboravljamo koliko vremena potrošimo čitajući nepotrebne mailove, telefonirajući, pričajući s kolegama, boraveći na internetu, Facebooku i ostalim društvenim mrežama. Kad bismo to sve popisali, vidjeli bismo koliko nam vremena odlazi u tom tzv. praznom hodu.

Kako nam se to ne bi događalo, pomoći će nam TO DO lista. Ona je posebno korisna kad moramo tijekom dana obaviti brojne zadatke.Ona će vam omogućiti da složite prioritete i da kraj svakog stavite kvačicu kad zadaci budu obavljeni. Kakav divan osjećaj!
Jack Paar je rekao:
» Kod pogledam unatrag, moj mi život izgleda poput dugog vježbališta s preprekama, a najveća prepreka sam ja».
Nemojte biti svoja najveća prepreka! Organizirajte se kako ne bi patili!